Vous n’avez pas répondu à mon mail ?

Qui ne s’est jamais entendu poser cette question ?

De nos jours, bon nombre de vos interlocuteurs considèrent qu’on doit répondre presque aussi vite à un mail qu’à un appel téléphonique …

On ne peut plus être en réunion, au téléphone, concentré sur un projet ou au volant de sa voiture. On devrait y répondre de suite.

Mais a-t-on seulement calculé le temps que cela pouvait nous prendre sur une journée ?

Moi pas mais, ayant été légèrement overbooké ces deux dernières semaines, j’avais ce lundi 698 mails non ouverts et 24 ouverts et marqués d’un drapeau, pour deux semaines, cela fait plus de 70 mails non traités par jour ouvrable !

Des 964 non ouverts, seuls une trentaine étaient dignes d’intérêt mais j’ai quand même dû lire, ce lundi matin, au minimum le nom de l’expéditeur, et au maximum également l’objet du mail ainsi que le début du texte qui se trouvait dessous … Quelle énorme perte de temps et que faire pour essayer que ça ne se reproduise plus ?

Je vous livre quelques pistes auxquelles j’ai songé mais que je ne suivrai pas nécessairement pour diverses raisons que je vous livre également :

  • lorsque l’on est débordé, demander à quelqu’un d’autre ou son (sa) secrétaire de les traiter à votre place : non, car certains mails ne le (la) regardent pas nécessairement, il (elle) devra de toute façon vous « déranger » pour savoir si tel mail est important, ce qu’il faut y répondre, …
  • Créer des règles pour filtrer les messages : si c’est pour les envoyer dans les indésirables, d’accord mais si c’est pour les guider vers une série de dossiers et sous-dossiers dans sa boîte de réception, c’est pire que mieux ! J’ai d’ailleurs un ami qui se reconnaîtra par cette phrase que je lui lance souvent et qui est le titre de ce billet. Il me répond immanquablement qu’il ne l’a pas reçu … puis le retrouve – avec plein d’autres – dans un des ses nombreux sous-dossiers …
  • Si l’on doit souvent rédiger ou répondre de la même manière (envoi de demande de documents, envoi de factures, bonne réception de cahiers de charges, de bons de commande, de candidatures spontanées, …), je conseillerais de déjà préparer des mails « stéréotypés » et personnalisables rapidement. Idem pour les formules de politesse et les signatures de mails.

Moralité : le mieux est de les gérer au jour le jour sans laisser sa boîte s’encombrer mais de ne pas les traiter à chaque fois que l’on en reçoit un, sinon, on ne sait plus se concentrer … Quatre à cinq fois par jour, c’est déjà bien et le matin et avant l’apéro du soir quand on est en vacances.

Allez, j’essaie de m’y tenir mais ça me fait déjà tout bizarre de ne pas voir de chiffres à côté de boîte de réception dans mon Outlook ;-)

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